Cómo equipar un Salón de Eventos

Tendencias y puntos clave en la funcionalidad de un salón de eventos

A la hora de elegir el espacio indicado para cada evento, hay cuatro puntos clave a tener en cuenta: temática, diseño, tamaño y tecnología.

De esta manera, las salas han de tener unas características acordes con la temática del evento, así que una gran estrategia a seguir por parte de los hoteles es disponer de escenarios de distinta tipología (interiores, exteriores, más sobrios, más dinámicos…) para satisfacer todas las demandas de los clientes y adaptarse de esta forma a las tendencias.

En la misma línea, el diseño del salón juega un papel clave para el desarrollo de cualquier clase de evento, por lo tanto, deben tenerse en cuenta aspectos como sus elementos estructurales, su amplitud, además de la capacidad para poder incorporar la tecnología que pueda exigir el cliente. Por tanto, los espacios versátiles con una buena capacidad de diseño son siempre la mejor elección.

Hoy en día, un buen salón de congresos juega un papel fundamental en un hotel, ya que, además de ser un valor añadido a la hora de atraer clientes, estamos atrayendo un perfil de viajeros de negocios y profesionales de alta cualificación.

Mobiliario de un salón de eventos

Polivalente, apilable y ergonómico. Así debe ser el mobiliario de una sala de eventos para poder adaptarlo a las configuraciones que los clientes deseen para personalizar sus actos.

Para escoger los muebles se debe considerar: el espacio que tiene, la capacidad o el aforo del salón, las medidas de seguridad, la ventilación, la iluminación y, muy importante, el sonido.

Asimismo, la principal característica es que sean flexibles y se puedan adaptar a cada evento. Para ello el hotelero puede apoyarse en complementos textiles como los faldones de congresos o las fundas de silla que le permitirán transformar el mobiliario.

La comodidad debe estar asegurada en las sillas, ya que en los asientos de los eventos se pasa mucho tiempo sentado. Dado que los salones deben ser funcionales, las sillas también tienen que serlo. De esta manera, podrán usarse tanto para un banquete como para una boda. Y como las salas se van a configurar con distintos montajes, los trabajadores deben poder maniobrar con ellas de forma ágil tanto para cambiarlas de lugar como para almacenarlas.

En cuanto a las mesas, las plegables, pero robustas y de plegado silencioso, son ideales. Si las mesas están unidas deben sostenerse en soportes individuales para que no se muevan todas las mesas de una misma fila cuando un usuario la pliega o la despliega. También deben estar insertadas en la butaca de la fila anterior.

La principal demanda se centra en mesas multifuncionales que respondan a estándares de durabilidad, simplificando su almacenamiento, movilidad y montaje.

Por otro lado, es importante destacar en el mobiliario las adaptaciones tecnológicas. Poder tener Bluetooth en silla y mesas, conexión USB…, en definitiva, la posibilidad de carga eléctrica y conectividad en el mobiliario.

Tecnología

Es imprescindible contar con un buen equipamiento tecnológico que posibilite a los organizadores de un evento tener a su alcance todo lo necesario para realizar la presentación. La información debe llegar de forma impecable a los asistentes a través de pantallas de apoyo y un sonido óptimo.

La comunicación audiovisual ha evolucionado tanto en los últimos años que en el mercado hay disponible un amplio abanico de prestaciones tanto en hardware (proyectores, tecnología led, ordenadores integrados en el propio monitor…) como en software, proporcionando soluciones para todos los ámbitos, desde programas de gestión propia por parte del cliente para la creación de contenidos, hasta productos a medida con diseños específicos.

Iluminación

Un aspecto clave en la celebración de congresos es la iluminación, que debe satisfacer las máximas exigencias de diseño y funcionalidad a partir de estudiados sistemas para el cómodo control de la luz.

Tan importante como elegir los equipos de iluminación adecuados lo es proporcionar un control de iluminación muy completo, pero a la vez sencillo de manejar para el usuario.

No hay que caer en el error de instalar un sistema muy complicado que requiera de un manual de instrucciones, ya que en este caso seguramente acabará siendo un inconveniente.

La tecnología puede ofrecer luces regulables y escenarios que cubran las situaciones más comunes, y que sean reproducibles cómodamente desde un botón.

No podemos olvidar que la iluminación generalmente va a variar a lo largo del evento, y el salón debe dar una solución fácil que no interrumpa su marcha normal. Por este motivo, recomendamos tanto enrollables como cortinas motorizadas, dependiendo de la decoración del salón. Además, para conseguir una oscuridad total a la hora de hacer proyecciones hay que utilizar tejido blackout, que bloquee totalmente el paso de la luz.

Revestimientos

Además de la estética, un salón de reuniones debe contemplar la acústica y en ello es esencial el revestimiento y pavimento del espacio. La exposición al ruido se traduce en dolores de cabeza, falta de concentración y estrés.

De este modo, los pavimentos textiles absorben el sonido y reducen el ruido producido por los impactos de pisadas, movimientos de mobiliario…Además, para reducir el ruido se pueden utilizar otros complementos textiles, como cortinas con tejidos fonoabsorbentes o paneles acústicos que se pueden instalar incluso en techo o paredes.

Por ejemplo, los suelos acústicos de vinilo contribuyen a reducir la transmisión del ruido de impacto, aumentan la absorción del sonido y disimulan la reflexión acústica. Además, tanto los invitados como los trabajadores del evento, se beneficiarán de este tipo de pavimentos al contar con un entorno confortable, especialmente importante cuando hay que pasarse muchas horas de pie.