Fases en la gestión de proyectos

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Fases en la gestión de proyectos

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Escrito por Martes, 31 Julio 2018 10:30;
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Vivimos en un momento histórico fascinante, rodeados de ideas innovadoras de negocio que cambian radicalmente nuestra vida. Es increíble como en pocos años servicios como Glovo o BlaBlaCar han cambiado los hábitos de miles de personas. Estos ejemplos demuestran que una buena idea por poco convencional que sea puede convertirse en un gran negocio online. Pero no todas las ideas acaban haciéndose realidad. Muchas veces lo que determina si una idea tiene éxito o no es una buena gestión de proyectos.

Hablar de ideas rompedoras está muy bien, pero para las grandes empresas el orden es la base del éxito. Es esencial no desperdiciar recursos en ideas inviables o proyectos que se alargan sin producir resultados. Por eso las empresas suelen ceñirse a modelos fiables para organizar la creación y gestión de proyectos. Modelos que dividen el ciclo de vida de cada proyecto en fases bien definidas.

 

Fases en la gestión de proyectos.

Aunque no todos los proyectos son iguales en general la gestión de proyectos se divide en 5 fases:

1º Inicio:

En la gestión de proyectos el primer paso es determinar si el proyecto que se quiere abordar merece la pena. ¿Qué probabilidad de éxito tiene? ¿Nos lo podemos permitir? ¿Es compatible con nuestros otros proyectos? Todas estas cuestiones tienen que aclararse antes de seguir invirtiendo esfuerzos en una idea.

El objetivo de esta fase es descartar lo antes posible los proyectos inviables o poco convenientes. Por eso esta fase no debe durar mucho y no debe requerir la intervención de demasiado personal.

 

2º Planificación:

Los proyectos que superan el escrutinio de la primera fase pasan a la fase de planificación. En esta fase se hace un análisis más detallado de los proyectos prometedores con el fin de:

  • Describir los objetivos del proyecto.
  • Determinar el alcance esperado del proyecto.
  • Calcular todos los recursos que necesitaría el proyecto: Dinero, tiempo, personal…
  • Redactar el plan del proyecto.

persona planificando las fases en la gestión de un proyecto

En esta fase la inversión todavía es baja, todavía se está decidiendo si el proyecto es viable o no. Pero si las perspectivas son positivas se pasaría a la siguiente fase.

 

3º Ejecución:

En esta fase se lleva a cabo el plan redactado en la fase anterior. Pero parafraseando a Helmuth von Moltke: Ningún plan de batalla sobrevive al contacto con el enemigo. Esto mismo es aplicable a la gestión de proyectos. Es probable que surjan imprevistos o que las condiciones cambien haciendo que el plan deje de ser adecuado.

Ante situaciones como esta hay aptitudes que se vuelven especialmente valiosas como las habilidades directivas y de gestión de equipos. Saber mantener el control de la situación durante los imprevistos proporciona tiempo para revisar el plan y reanudar el proyecto.

 

4º Control:

Aunque hemos dividido la gestión de proyectos en “fases”, las fases de control y ejecución ocurren al mismo tiempo. En esta fase se supervisa la ejecución del proyecto mediante distintos sistemas.

Por ejemplo durante la fase de planificación pueden definirse puntos  de control. Durante la ejecución al alcanzar dichos puntos de control se redactarán informes de cómo se está desarrollando el proyecto. Estos informes recogerán los distintos imprevistos para poder reajustar la planificación. O en caso de que los resultados obtenidos sean irreconciliables con los esperados se pase al cierre del proyecto.

informe sobre las fases de gestión de proyectos

Mientas más integradas estén las distintas fases entre sí mejor será la gestión de proyectos.

 

5º Cierre:

Es la última fase, con ella se da por finalizado el proyecto. Sin embargo no es un simple punto y final, su objetivo es alcanzar conclusiones sobre el proyecto. En esta fase se comparan los planes iniciales con la ejecución y los datos obtenidos del control. Se intenta establecer a qué se deben las discrepancias, qué ha resultado especialmente bueno y qué se podría mejorar.

cierre de las fases de gestión de un proyecto

El fin último de la fase de cierre es aprender de los errores para mejorar la gestión de proyectos.

 

Duración de las distintas fases de la gestión de proyectos.

 

gráfico que indica cómo solapan las fases de gestión de proyectos

 

Como ya hemos dicho antes no todos los proyectos son iguales, no todos necesitan los mismos recursos. Por lo tanto la duración de las distintas fases no está grabada a fuego. Digamos que una empresa realiza periódicamente proyectos muy parecidos. Cada vez necesitará menos recursos en el inicio y la planificación. Por contra, si una empresa está planteando lanzarse a un terreno desconocido estas fases iniciales cobrarán especial importancia.

Aun así hay algunas constantes en la duración de las distintas fases. La fase de inicio debe ser  corta. Sólo proporciona información superficial y es la planificación la que aclarará los detalles. En cuanto a las demás fases es conveniente que solapen entre sí. Sin embargo la cantidad de recursos que se destina a cada una no permanece constante durante toda su duración. Por ejemplo, se pueden hacer ajustes en la planificación una vez empezada la ejecución, pero no se le destinaran tantos recursos como al comienzo del proyecto.

En definitiva, la gestión de proyectos es un equilibrio entre planificación y adaptabilidad. Conocer las claves para diseñar un buen plan de gestión es un buen comienzo, pero la experiencia marca la diferencia.

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