¿Qué es un software ERP?

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¿Qué es un software ERP?

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Escrito por Jueves, 19 Julio 2018 10:30;
Categoría: Estudia con nosotros;

¿Alguna vez te has preguntado cómo gestionar de manera rápida y eficaz las tareas de tu empresa? Si eres de los que aún manejan montones de papeles y archivadores, este post te puede interesar.

La administración de una PYME es un pilar clave en la productividad que genera la empresa. Cualquier compañía que se precie ha de tener las tareas organizadas de manera sencilla pero eficiente, limpia y ordenada, y que ningún empleado se vea envuelto en horas de trabajo extra para resolver una simple labor.

Para este fin se usa un software ERP (Enterprise Resource Planning): sistema que se encargan de la integración de los distintos departamentos de tu negocio, unificando y centralizando todos los datos que quieras, sin importar la distancia entre éstos.

Toda la información se encuentra conectada, puesto que los usuarios de cada departamento tienen una base de datos común, y cuando se realiza la venta de un producto, automáticamente se resta del stock del almacén, se genera una factura para contabilidad o se añaden los datos del cliente en el CRM. Todo ello se traduce en un gran ahorro de dinero y trabajo para la empresa.

Los softwares ERP suponen una gran inversión para la empresa. Una encuesta de Panorama Consulting en 2013 arrojaba la cifra de un aumento del 40% de la productividad para las empresas que se dotaban de este sistema informático.

 

¿Para qué sirve un ERP?:

Básicamente, un software ERP mejora la capacidad de gestión y colaboración entre los distintos empleados y departamentos de la compañía. Esto aumenta la productividad y evita que dos empleados tengan que introducir la información dos veces en distintas bases de datos de cada departamento.

Asimismo, facilita el acceso de los datos de la empresa, de modo que la toma de decisiones se hace siempre en base a datos ya actualizados. Nos da información precisa en tiempo real, de modo que pueden controlar pedidos en función de las ventas previstas, por ejemplo.

Con un software ERP se dispone de una base centralizada de datos, donde todos los departamentos guardan ahí la información y recogen también desde allí la que necesiten. Gracias a esto, obtener datos para cualquier empleado es muy sencillo, al igual que hacer copias de seguridad.

Muy importante es también este sistema como fuente de análisis estadístico, ya que al estar centralizado todo en la misma base de datos, se pueden extraer informes y datos para su uso en las estadísticas de la empresa.

 

Tipos de software ERP:

Estos sistemas informáticos abarcan las áreas que tú elijas, instalándose un software personalizado en tu empresa según tus necesidades. Lo principal es que el ERP se adapte a tu empresa sin importar su tamaño, y te permita planificar, actuar y gestionar eficazmente los recursos de ésta.

Diferenciamos entre dos clases de software ERP:

  • ERP personalizado: aquel que está diseñado única y exclusivamente para tu negocio, desde cero y según tu criterio.
  • ERP estándar o modular: proviene de un programa prediseñado que se modifica en base a tu negocio y tus necesidades.

Dentro de los ERP modulares, distinguimos entre dos tipos:

  • Los que se desarrollan para un sector concreto, como puede ser el negocio textil o la hostelería.
  • Los generales, que no están diseñados para un sector específico, por lo que hay que adaptarlos más a cada negocio.

La opción de un software ERP modular es la óptima para cualquier empresa, puesto que con una menor inversión que una personalizada se adapta de manera fácil y completa a tu negocio, además de llevar menos tiempo su instalación.

 

 diagrama sobre software ERP

Ventajas de utilizar un software ERP:

Hay varios beneficios que da tu empresa el empleo de un ERP. A continuación te dejamos los 10 más importantes que conseguirás con el Enterprise Resource Planning:

  • Ahorro económico. La gestión eficaz de los recursos supone, a largo plazo, un ahorro para tu negocio.
  • Personalización basándonos en cada necesidad. Vamos a poder adaptar al milímetro este software a nuestra empresa.
  • Acceso e intercambio de información Este sistema mejora la comunicación interna entre los empleados de una manera sencilla. Elimina las barreras de información entre los diferentes departamentos.
  • Incremento del rendimiento y del ROI a largo plazo. Al acrecentar el rendimiento de nuestra empresa, vamos a poder recuperar la inversión con mayor velocidad.
  • Mejora la productividad. Tratándose de un sistema automatizado, podremos evitar posibles fallos de los empleados.
  • Mejora el proceso de toma de decisiones. Los usuarios del programa obtendrán una información clara, ordenada y detallada de su empresa, con lo que agilizará este proceso.
  • Planificación realista en escenarios futuros. Será posible realizar predicciones de situaciones futuras al tener una mayor cantidad y calidad de información.
  • Mejor relación con los clientes. El software ERP nos permite reducir los tiempos de contestación con el cliente. Además, puedes implantar un módulo de CRM (Customer Relationship Management), que permite trabajar en tres áreas: relación con el cliente, gestión comercial y marketing.
  • Evita duplicación de datos. Actualización de datos instantánea. Evita que los datos se repitan interdepartamentalmente, pues suprime cualquier clase de barrera de información entre los empleados. Permite trabajar de una forma eficaz y a tiempo real en todo momento.
  • Mayor control y trazabilidad. Este sistema facilita el seguimiento del producto en todo momento, permitiendo detectar posibles errores o imprevistos de forma ágil.

 

¿Qué resultados obtenemos de su uso?:

El software ERP siempre será una buena herramienta de trabajo para las grandes empresas. Para las PYMES conviene ver hasta qué punto la administración y gestión de datos no funciona como debería, por lo que dotarse de este sistema sería entonces una opción bastante buena.

Un sistema ERP necesita tener los requisitos bien definidos para su instalación. De otra manera, no funcionará y puede que no se obtenga el resultado esperado.

También es importante observar que el software ERP sea una solución flexible, y que se adapte a su uso desde dispositivos móviles o pueda ser utilizado desde la nube. Cumplidos estos requisitos, los resultados pueden ser excelentes.

 

¿Cuánto cuesta un ERP?:

Por mucho que parezca un coste considerable, hay que tener en cuenta que si un software ERP funciona, el retorno de la inversión está prácticamente garantizado si se implanta con éxito.

Por otra parte, en los últimos años su precio ha disminuido considerablemente con el desarrollo de soluciones en la nube. Así se facilita el pago por uso, con lo que una empresa va contratando módulos a medida que los vaya necesitando; además, las PYMES tienen más fácil el acceso a esta herramienta, siendo la nube la manera de implementar una solución ERP sencilla y rápida.

 

¿Qué te parece el software ERP? ¿Crees que puede ser de ayuda en tu negocio? Comenta y déjanos tu opinión.

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