Los procesos de digitalización en la sociedad en general son imparables, y en los procedimientos administrativos de las empresas, esta dinámica todavía es más acusada. La facturación es un proceso común a todas las organizaciones y ahora mismo es imprescindible pasarse a realizarlo de modo digital.
¿Qué es la facturación electrónica?
Una factura electrónica es, como indica su nombre, una factura que se emite y se recibe en formato electrónico y que debe cumplir con la normativa vigente al respecto, teniendo la misma validez que una factura en papel, siempre y cuando cumpla con los tres requisitos exigidos por la Dirección General de Tributos:
- Tienen que haber sido enviadas y recibidas en formato electrónico, de modo que resulten legibles.
- Deben contar con el consentimiento expreso de la persona destinataria.
- Se debe garantizar la autenticidad de las mismas.
Tipos de facturas
Dentro de los tipos de facturas digitales, nos encontramos con:
Las facturas electrónicas estructuradas
Son las más comunes, se componen de datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación o mecanismos similares. Esto implica, por lo general, que pueden ser recibidas de manera automatizada por los sistemas de las personas receptoras, así como tramitadas y contabilizadas. Los formatos más habituales en los que son realizadas y tramitadas estas facturas electrónicas estructuradas son XML, EDIFACT, DOC o XLS
Las factura electrónicas no estructuradas
Se componen de una imagen, en este caso se trataría de facturas en papel escaneadas. La capacidad de tratamiento automatizado se reduce notablemente, aunque existen soluciones intermedias que facilitan el proceso de incorporación de la información al sistema de la persona receptora. Los formatos más habituales son PDF y JPEG.
Beneficios de la facturación electrónica
Las facturas electrónicas representan un importante avance: se ahorran costes; al generar menos papel y menos impresiones, el gasto es menor.
Al tratarse de procesos automáticos, es menos probable cometer algún error en la digitación de tus facturas.
Los documentos electrónicos ayudarán a evitar la pérdida y deterioro de documentos en papel.
En caso de que exista la obligación a emitir comprobantes electrónicos, no habrá ningún problema con el ente fiscal.
Gracias a la facturación electrónica se puede mantener en orden el negocio y consultar los comprobantes emitidos sin esfuerzo.
Los clientes preferirán a aquellas empresas que ofrezcan facturas electrónicas, ya que se trata de un proceso más rápido, por lo que se ofrece un mejor servicio. Se gana tiempo y dinero ya que emitir una factura electrónica es un proceso bastante rápido y sencillo. Además, ayudan al planeta, al utilizar menos papel, son menos los árboles que se han de talar para este proceso.
La digitalización de la pequeña y mediana empresa ya no es una opción, y ahora que ya conoces los beneficios de la facturación electrónica, te animamos a inscribirte en un curso para saber todo lo necesario para implementar este sistema a tu negocio.
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