Fases en la gestión de proyectos.
Aunque no todos los proyectos son iguales en general la gestión de proyectos se divide en 5 fases:
1º Estudio Previo, viabilidad del proyecto:
En la gestión de proyectos el primer paso es determinar si el proyecto que se quiere abordar merece la pena. ¿Qué probabilidad de éxito tiene? ¿Nos lo podemos permitir? ¿Es compatible con nuestros otros proyectos? Todas estas cuestiones tienen que aclararse antes de seguir invirtiendo esfuerzos en una idea.
El objetivo de esta fase es descartar lo antes posible los proyectos inviables o poco convenientes. Por eso esta fase no debe durar mucho y no debe requerir la intervención de demasiado personal.
2º Planificación temporal y económica:
Los proyectos que superan el escrutinio de la primera fase pasan a la fase de planificación. En esta fase se hace un análisis más detallado de los proyectos prometedores con el fin de:
- Describir los objetivos del proyecto.
- Determinar el alcance esperado del proyecto.
- Calcular todos los recursos que necesitaría el proyecto: Dinero, tiempo, personal…
- Redactar el plan del proyecto.
En esta fase la inversión todavía es baja, todavía se está decidiendo si el proyecto es viable o no. Pero si las perspectivas son positivas se pasaría a la siguiente fase.
3º Ejecución:
En esta fase se lleva a cabo el plan redactado en la fase anterior. Pero parafraseando a Helmuth von Moltke: Ningún plan de batalla sobrevive al contacto con el enemigo. Esto mismo es aplicable a la gestión de proyectos. Es probable que surjan imprevistos o que las condiciones cambien haciendo que el plan deje de ser adecuado.
Ante situaciones como esta hay aptitudes que se vuelven especialmente valiosas como las habilidades directivas y de gestión de equipos. Saber mantener el control de la situación durante los imprevistos proporciona tiempo para revisar el plan y reanudar el proyecto.
4º Seguimiento y control del proyecto:
Aunque hemos dividido la gestión de proyectos en “fases”, las fases de control y ejecución ocurren al mismo tiempo. En esta fase se supervisa la ejecución del proyecto mediante distintos sistemas.
Por ejemplo durante la fase de planificación pueden definirse puntos de control. Durante la ejecución al alcanzar dichos puntos de control se redactarán informes de cómo se está desarrollando el proyecto. Estos informes recogerán los distintos imprevistos para poder reajustar la planificación. O en caso de que los resultados obtenidos sean irreconciliables con los esperados se pase al cierre del proyecto.
Mientas más integradas estén las distintas fases entre sí mejor será la gestión de proyectos.
5º Evaluación y cierre del proyecto:
Es la última fase, con ella se da por finalizado el proyecto. Sin embargo no es un simple punto y final, su objetivo es alcanzar conclusiones sobre el proyecto. En esta fase se comparan los planes iniciales con la ejecución y los datos obtenidos del control. Se intenta establecer a qué se deben las discrepancias, qué ha resultado especialmente bueno y qué se podría mejorar.
El fin último de la fase de cierre es aprender de los errores para mejorar la gestión de proyectos.
Duración de las distintas fases de la gestión de proyectos.
Como ya hemos dicho antes no todos los proyectos son iguales, no todos necesitan los mismos recursos. Por lo tanto la duración de las distintas fases no está grabada a fuego. Digamos que una empresa realiza periódicamente proyectos muy parecidos. Cada vez necesitará menos recursos en el inicio y la planificación. Por contra, si una empresa está planteando lanzarse a un terreno desconocido estas fases iniciales cobrarán especial importancia.
Aun así hay algunas constantes en la duración de las distintas fases. La fase de inicio debe ser corta. Sólo proporciona información superficial y es la planificación la que aclarará los detalles. En cuanto a las demás fases es conveniente que solapen entre sí. Sin embargo la cantidad de recursos que se destina a cada una no permanece constante durante toda su duración. Por ejemplo, se pueden hacer ajustes en la planificación una vez empezada la ejecución, pero no se le destinaran tantos recursos como al comienzo del proyecto.
En definitiva, la gestión de proyectos es un equilibrio entre planificación y adaptabilidad. Conocer las claves para diseñar un buen plan de gestión es un buen comienzo, pero la experiencia marca la diferencia.
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