¿Qué es un problema en la gestión de proyectos?
En el Diccionario de la lengua española, una de las acepciones del término “problema” es “conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún fin”. En el marco de la gestión de proyectos, tenemos que interpretar esta definición añadiendo que se trata de una situación en la que queremos lograr un objetivo y sabemos (o creemos saber) que existe una o más vías para alcanzarlo, si bien dudamos entre varias opciones.
Por tanto, cuando nos enfrentemos a un problema en la gestión de un proyecto, tendremos que analizarlo en función de los objetivos de este y de los datos objetivos de partida, para identificar el espacio en el que podremos resolverlo y la búsqueda de solución o soluciones.
¿Cómo funciona la toma de decisiones en la resolución de problemas?
Cuando identifiquemos un problema, si sabemos cómo resolverlo, nos limitaremos a aplicar el procedimiento o rutina que conocemos. Si no es así, tendremos que determinar cómo actuar. En este sentido, casi con toda seguridad, habrá distintas opciones y tendremos que elegir la más beneficiosa.
El proceso habitual en la toma de decisiones es la siguiente:
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Identificar
Lo primero que debemos hacer ante un problema es identificarlo lo mejor posible, en función de los objetivos de nuestro proyecto.
Si llegas a la conclusión de que el problema impide completamente lograr los objetivos de tu proyecto, debes considerar que la situación es un imposible y no te valdrá la pena perder el tiempo ocupándose de él.
Si consideras que la situación puede reconducirse, recuerda la expresión “un problema bien planteado es un problema medio resuelto”.
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Definir
El siguiente paso es definir el problema concreto. Para describirlo correctamente, tienes que recopilar información de calidad, contrastada y actualizada, teniendo en cuenta el punto de partida y qué quieres conseguir cuando lo resuelvas.
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Analizar
El tercer paso es determinar el origen del problema e identificar posibles alternativas para solucionarlo. Algo muy importante para encontrar estas posibles alternativas es que te centres en la solución y no en el problema.
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Resolver
Cuando conozcas la causa principal o raíz de un problema, es decir, la causa que lo origina, podrás darle una solución. Es el momento de abrir tu mente y no rechazar ninguna de las opciones que se te puedan ocurrir; si trabajas en equipo, fomenta el pensamiento creativo del grupo, pues ello te permitirá desarrollar más opciones.
Para cada una de las opciones que se planteen, piensa en las consecuencias positivas y negativas que puedan tener, el tiempo y los recursos que necesitarás para ponerlas en práctica, etc. Debes hacerlo de forma objetiva y realista.
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Implantar
Finalmente, después de sopesar las distintas opciones, tendrás que implantar la solución que consideres más adecuada. En función de su magnitud, tendrás que pensar en términos de plan de acción, fechas, procesos, sistema de seguimiento, etc.
El diagrama de causa y efecto
Una de las herramientas que facilita el análisis de un problema es el diagrama de causa y efecto, también conocido como de espina de pescado, por su parecido con ella, o de Ishikawa, ya que fue Kaoru Ishikawa, experto en control de calidad, quien lo creó.
Tal y como puedes ver en la siguiente figura, un diagrama de causa y efecto consta esencialmente de dos partes:
- Un recuadro donde se hace referencia al efecto o síntoma que se analiza (la cabeza del pescado).
- Una línea principal con una serie de ramas o líneas oblicuas que confluyen en ese recuadro (las espinas), en el que se descomponen las causas que pueden provocarlo. Estas líneas sirven para desglosar pormenorizadamente las causas que generan el problema objeto de análisis, agrupándolas o clasificándolas en grupos.
Diagrama de espina de pez
Gracias a esta herramienta, podremos identificar la raíz del problema y, a partir de ahí, encontrar la mejor opción para resolverlo.
04 Diagrama causa y efecto from Virtualidad VUAD on Vimeo.
La técnica de los 5 porqués
Para identificar la causa raíz de un problema, también puedes utilizar el método de los cinco porqués, que consiste en utilizar la pregunta “¿por qué?” de forma consecutiva.
Esta técnica fue ideada por Taiichi Ohno y fue aplicada inicialmente por Toyota, aunque puedes aplicarla en cualquier ámbito de actividad. Esta puede ser una plantilla para empezar a ponerla en práctica:
Fuente: https://webxcite.net/tecnica-de-los-5-porques-identifica-la-raiz-del-problema/
La principal ventaja de esta técnica es que te va a permitir profundizar en un problema hasta encontrar la raíz del mismo. Si trabajas en equipo, es muy importante no olvidar tu objetivo: encontrar respuestas y no a las personas responsables.
Conclusión
Algo esencial en la gestión de cualquier proyecto, sea profesional o personal, es identificar la causa raíz que provoca un problema para, a partir de ahí, determinar la mejor de las soluciones.
Para ayudar en ese proceso, existen numerosas herramientas que pueden resultar particularmente útiles, en función del tipo y la dimensión del proyecto de que se trate, en la siguiente infografía disponéis de algunas de ellas, que desarrollamos en este otro artículo del blog sobre gestión de proyectos.
Asimismo, resultan particularmente útiles los cursos relacionados con el análisis de problemas y toma de decisiones, y las formaciones específicas sobre Gestión de proyectos.
¿Quieres ampliar la información sobre la toma de decisiones y la solución de problemas?
Este documento sobre Toma de decisiones y solución de problemas presenta una síntesis de algunas ideas relevantes y técnicas complementarias de las aquí expuestas.
Imagen de portada: Karolina Grabowska en Pexels