Todo lo que debes tener en cuenta en la planificación de eventos

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Todo lo que debes tener en cuenta en la planificación de eventos

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Escrito por Miércoles, 20 Julio 2022 08:00
Categoría: Hostelería

Desde que hemos recuperado la presencialidad en actos profesionales y de ocio, una vez pasada la pandemia, para organizaciones y sectores como el turismo, la organización de eventos ha tomado de nuevo la importancia que siempre tuvo.

Tanto en acontecimientos sociales, como en otros ligados a la vida profesional todos nosotros agradecemos una buena organización y que los detalles estén a la altura de nuestras expectativas.

Este post está dirigido a personas que deban organizar algún evento y no quieran dejarse nada atrás.

Como en todo en la vida, no podemos pensar en organizar algo sin una planificación previa. Siendo metódicos en esta fase tendremos el máximo de posibilidades de acertar en todos los aspectos, y ofrecer a los invitados una celebración redonda.

Metodología de la planificación de eventos

En el momento en que nos ponemos a diseñar un evento y a pensar en todo lo necesario, lo ideal es ponernos pequeñas metas y especificarlas en varios documentos. De este modo descomponemos todo el trabajo en hitos y objetivos cortos, más manejables y con más facilidad para ser delegados.

Por norma general podemos hacerlo pensando en tres momentos, la propia planificación del evento, anterior a cualquier acción, la producción del evento (que incluye negociaciones con proveedores y el desarrollo del acto) y la fase posterior de análisis para evaluar si ha salido como esperábamos y se han cumplido los objetivos.

Para llevar todo de un modo ordenado recomendamos generar:

Check list

Las listas de comprobación son una herramienta estupenda para no olvidarse de nada. Al relacionar en ellas todas las necesidades de un evento será imposible dejarse nada atrás. Para cumplimentarlas, lo ideal es tener una buena comunicación con el equipo de producción y admitir todas las sugerencias. El tiempo y el presupuesto pondrán en su lugar a todas las ideas.

 

Cronograma

Un cronograma es muy útil para cualquier actividad de gestión. En cualquier proyecto largo que implique varias personas y actividades es imprescindible. En la planificación de un evento nos ayudará a mantener un orden temporal de las actividades, de manera que será más fácil hacer un seguimiento y no solapar trabajos que no puedan coincidir en el tiempo, sobre todo si se necesita acondicionar un espacio físico.

En el cronograma se deberán especificar, tanto las fases como todas las actividades necesarias, y tanto las que implican relación con los proveedores como con los invitados. Para marcarlas te sirve un Excel, con dos ejes, uno temporal y otro de actividades, o bien herramientas online, como Trello, en la que puedes especificar tareas e irlas cambiando de espacio (tableros) en función de su grado de cumplimiento.

 event planer cumplimentando un cronograma

Presupuesto

El dinero es fundamental para saber la dimensión del evento, en función de objetivos y disponibilidades pecuniarias las primeras acciones filtrarán proveedores y espacios.

Lo ideal en un documento que incluya el presupuesto es un desglose por partidas. Recomendamos realizarlo en modo balance, a la izquierda los gastos e inversiones y a la derecha los flujos de ingresos. La suma de ambas partes deberá ser como mínimo igual para no incurrir en pérdidas. En ciertos eventos en los que los flujos de caja dependen de la asistencia de público es fácil equivocarse, trataremos de realizar en estos casos una previsión realista de las cantidades con las que se pueda contar. Será buena idea en estas situaciones conseguir patrocinadores que aporten una parte del presupuesto, de manera que se reduzcan los riesgos de no llegar a los ingresos planificados.

Se deben consignar en el presupuesto todo tipo de gastos: alquiler de espacios, equipamientos técnicos, asientos, decoración, cocktail y comidas, montajes, pago a conferenciantes, músicos, etc..

 

Preparación y desarrollo del evento

En la fase de preparación se deberán consignar las actividades de promoción y difusión. Si el evento es privado será más sencillo contactar con los invitados, pero si es público, se deberá conseguir maximizar el número de asistentes, y para ello, una ayuda en comunicación siempre viene bien: redes sociales, publicidad online, notas de prensa, folletos... contratar una agencia o un especialista en comunicación rebajará el nivel de estrés y permitirá centrarse en las actividades propias del evento.

Para que el evento se desarrolle con orden y a tiempo, genera una escaleta, indicando horas y actividades. Incluye en esta planificación horaria del evento tanto desplazamientos como horas de apertura y cierre, y sobre todo, sé muy claro con proveedores y participantes de su rol y del tiempo que dispone cada uno para realizar su servicio. Una buena labor de comunicación y seguimiento de cada implicado garantiza un buen desarrollo.

 

Actividades posteriores

Cada evento tiene sus objetivos, en una boda la celebración y el disfrute es lo principal, pero en otro tipo de eventos, como los corporativos, se establecen metas de otro carácter, que pueden ser mejorar la imagen de marca, conseguir clientes o tener cierta repercusión en los medios.

Si somos promotores de conciertos o espectáculos, el objetivo es empresarial, intentando maximizar el beneficio y que los ingresos superen de manera óptima a los gastos, por lo que la comunicación se realizará de manera más proactiva y general.

En cualquiera de los casos, un dossier final será imprescindible, con la recopilación de datos que nos haga entender si el evento ha sido o no un éxito. Realízalo con dos versiones, una general, para la prensa y otro para presentar toda la información a los promotores incluyendo información de repercusión en redes, y en general, todo lo que lleve a justificar un desarrollo eficaz del conjunto de trabajos inherentes al evento.

 

event planner organizando un evento en un restaurante

 

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